Новеллы законодательства «о цифровом нотариате» внесли ряд значимых изменений в нотариальное делопроизводство

5 октября прошлого года Министерством юстиции были зарегистрированы приказы, регулирующие порядок совершения нотариальных действий и вопросы нотариального делопроизводства условиях, когда работа нотариата все больше интегрирована с цифровыми технологиями. 

19 января в Московской городской нотариальной палате состоялся круглый стол, на котором нотариусы поделились первым опытом применения приказов Минюста в отношении делопроизводства в нотариальных конторах. Спикером круглого стола выступила член правления Федеральной нотариальной палаты, нотариус г. Москвы Александра Игнатенко.

С 29 декабря этого года большинство, удостоверенных нотариусами документов, имеют машиночитаемую маркировку, которая автоматически формируется Единой информационной системой нотариата при распечатке документа. Маркировка содержит информацию о дате, регистрационном номере нотариального действия, ФИО нотариуса, нотариальном округе, данные заявителей, а в случаях с юридическими лицами –  ИНН и ОГРН. Размещение маркировки несколько видоизменило процесс работы над нотариальным документом, но нотариусы уже успешно освоились с новшеством.

Александра Владимировна обратила внимание, на ряд особенностей при ведении специальных учетных книг нотариуса, которые полностью переведены в электронный формат. Так журналы входящей/исходящей корреспонденции, организационно-распорядительных документов, депозитных операций, регистрации постановлений об отказе теперь ведутся только в рамках ЕИС нотариата. Это накладывает свой отпечаток и на формирование номенклатуры дел нотариуса на 2021 год.

Все поступающие нотариусу и исходящие от нотариуса электронные документы прикрепляются в виде скан образов к соответствующим записям.  Необходимость сохранять данные документы в распечатанном виде в номенклатуре дел нотариуса, пока сохраняется, однако, в будущем обязанность бумажного дублирования будет отменена.

Также расширился ряд исключений, когда регистрировать входящие и исходящие документы, связанные с совершением нотариального действия не нужно. Исключения касаются документов, в том числе электронных, необходимых для совершения конкретного нотариального действия: подтверждающие определенные факты или события (например, правоустанавливающие документы или подтверждающие факты рождения, смерти), а также электронные документы и образы электронных документов на бумажном носителе, отображения на бумажных носителях информации, полученной из государственных реестров, федеральных информационных ресурсов, государственных регистров, ЕИС.

В электронном формате ведется также алфавитная книга учета завещаний. Существующие бумажные версии указанных книг, в которых зарегистрированы ранее удостоверенные завещания, безусловно, будут сохранены. 

Журнал передачи полномочий уже ведется преимущественно в электронном формате.  Бумажная версия указанного журнала осталась только для форс-мажорных обстоятельств на случай, когда связь с ЕИС по объективным техническим причинам невозможна.

Полномочия нотариуса пополнились новой обязанностью по внесению в журнал исходящей корреспонденции постановлений об отложении нотариального действия.  Постановления об отказе теперь регистрируются в новом журнале ЕИС.

Также внимание нотариусов было обращено на то, что при предоставлении льгот на оплату нотариальных действий в самом нотариальном акте не предполагается записи о документе основании, тогда как в ЕИС такая запись обязательно должна быть внесена.

Обобщение практики применения новых положений приказов продолжится в феврале на уровне Федеральной нотариальной палаты, которая планирует проведение соответствующего вебинара для нотариусов.